記者会見を行う時間と場所を決定した後は、プレスリリースや想定問答を同時並行で準備しなければなりません。

プレスリリースは、記者会見時に記者への配布資料となるだけではなく、会社にとっても事実を整理するために作成すべき資料です。
中身は記者会見で説明しようとする内容のダイジェスト(要約)になるようにします。

つまり、謝罪の言葉、事実関係、原因究明、再発防止策、処分内容などを記載しておかなければなりません。

なお、このプレスリリースは、会見場の受付でも必ず配布するようにします。

記者は、手元に何の資料もなかったら、何も質問することができませんし、会見後に記事を執筆する際にも正確な事実を報道できないからです。

また、想定問答については、現場で想定した通りの質問が出るとは限らないので、ポイントだけをまとめたものにすべきです

「ポジションペーパー」とも呼ばれる簡単なもので十分です。

あまりに細かく限定した想定問答にすると、記者会見の場で逆に応用が利かなくなるからです。

想定問答は記者会見の時間までに頭に入れておくようにし、現場で内容を見てはいけません。

不祥事の記者会見の場合に、記者からの質問があるたびに、想定問答集を1枚1枚めくって、想定問答を探している余裕はありません。
記者会見の担当者は、具体的な数字や日時など正確性が高く求められる事項を説明するときに限って、内容を確認できるにとどめるべきです。

そのためにも、記者会見の準備のためには、分厚い想定問答集を作成するよりも、「ポジションペーパー」と呼ばれる簡単なポイント集だけを作成するほうが実践的といえます。